C’est quoi Records Manager?

En 2005, j’ai intégré l’Espace Naturel Lille Métropole.

Au départ, pour un problème de gestion des photographies liées à la communication, un besoin de mise en place d’une photothèque avec un système de classement, de recherche et de gestion des droits de l’image et à l’image se faisait sentir.

Après un audit de trois mois, une compétence de gestion des documents vivants (records management ) a vite émergé des propositions que j’ai pu faire au sein de l’ENLM.

J’ai donc eu pour tâche d’écrire le projet de la gestion des documents administratifs, documentaires, marchés publics et photographiques de la structure.

Mes compétences en gestion de projet m’ont permis après l’audit de définition d’établir un cahier des charges techniques afin de gérer le temps, la qualité et les risques du projet. Après une étude des éditeurs de progiciels , c’est une solution gestion électronique documentaire qui a été choisie afin de créer un portail documentaire interne accessible en ligne et à distance.

Plusieurs bases de données ont vu le jour.

Afin de capitaliser le projet , il était essentiel d’engager mes collaborateurs.

Ainsi, des groupes projets ont été formés et les assistantes des services ont été, tout à tout formés à l’entrée des données.

Outre l’animation du projet, la communication, j’ai travaillé en collaboration avec le service informatique afin de construire une charte d’usage des ressources électroniques de l’ENLM. Cette phase du projet a permis de faire émerger les tableaux de bords concernant les documents vivants de la structure et leur sort en archivage électronique. Il est essentiel pour ce là de maitriser le cadre juridique des archives administratives.

Une cartographie des documents produits par les différents services à été élaborée ainsi qu’un mode opératoire d’utilisation du portail documentaire et des procédures pour la création de chaque document sensibles.

Les difficultés de cette fonction au sein d’une organisation résulte de la résistance au changement qui pèse pour poids réel sur la réussite ou l’échec d’un tel projet. Il est essentiel d’avoir un appui sans faille de l’équipe directionnelle et d’animer les différents projets via une communication interne efficace et motivante sur les performances de la réussite au risque de voir le projet s’évanouir entre d’autres projets.

Il faut donc savoir faire preuve de ténacité, de patience, d’argumentation mais également savoir se contenter de petites réussites et essuyer également les échecs.

Cette expérience pour moi est capitale dans ma carrière, elle m’a réellement appris à développer mon adaptabilité aux différents profils de collaborateurs, à faire preuve de créativité renouvelée devant un projet qui dure et qui peine à trouver l’unanimité au sein d’une organisation.

 

 

 

 

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